6.1 Bedrijfsvoering

Onderhoud Stadhuiscomplex
Het uitvoeren van een second-opinion en de daaropvolgende aanbesteding heeft de uitvoering van het noodzakelijk onderhoud aan het stadhuis vertraagd naar 2021. Dit is reeds gemeld in de Zomerrapportage. De incidentele lagere uitgaven leiden in 2020 ook tot een lagere onttrekking aan de reserve onderhoud Stadhuisplein.

Corona
Als gevolg van het coronavirus zijn er diverse maatregelen getroffen in de huisvesting, zoals aanpassingen aan het gebouw, aanbrengen van bewegwijzering, extra schoonmaak etc.

Corona
Het massale thuiswerken als invulling van de coronamaatregelen heeft in 2020 ook de nodige besparingen opgeleverd. Dit geldt vooral bij de uitgaven voor catering, energie, aankoop kantoorartikelen, documentvervaardiging en verhuizingen/kleine verbouwingen.

Thuiswerkvergoeding
Vanwege corona hebben werknemers dit jaar een thuiswerkvergoeding van € 150 ontvangen. In dit programma gaat het om een totaal van € 65.000. Het totaal van de thuiswerkvergoeding levert een overschrijding van de vrije ruimte in de werkkostenregeling op met een bijbehorende fiscale heffing van € 67.000.
Het totaal aan thuiswerkvergoeding voor de hele organisatie bedroeg € 165.000. Omdat de salariskosten van de organisatie worden toegerekend aan de diverse programma’s, is het restant van € 100.000 verdeeld opgenomen op de programma’s 1 t/m 5.

Digitale thuiswerkvoorzieningen
Als gevolg van de coronacrisis zijn er incidenteel extra digitale voorzieningen (tablets, monitoren, software en digitale vergadervoorzieningen stadhuis) getroffen. Hiervoor was reeds € 195.000 gemeld in de Zomerrapportage.

Personeel
De extra lasten op de salarisbudgetten zijn veroorzaakt doordat er extra personeel moest worden ingehuurd vanwege onder andere ziekteverzuim, organisatieontwikkelingen, meer uit te voeren projecten en externe factoren: bijvoorbeeld de extra IT-belasting in verband met de thuiswerksituatie. Voor € 120.000 wordt deze overschrijding veroorzaakt door de coronacrisis.
De extra baten worden veroorzaakt doordat de extra inhuur van medewerkers aan de diverse projecten konden worden toegerekend. Daarnaast was de productiviteit van zowel de inhuur als eigen medewerkers hoger dan vooraf geraamd en zijn er vergoedingen ontvangen voor het uitlenen van personeel.

ICT wijkteams
Als gemeente verzorgen we de informatievoorziening en IT voor de Stichting Wijkteams Amersfoort. Zij hebben via de gemeente nieuwe tablets aangeschaft. Deze zijn aan de Stichting doorbelast.

Digitalisering bouwdossiers
Het project, onderdeel van de actie Schoon Schip, is door een niet gelukte aanbesteding vertraagd en pas in het najaar 2020 echt van start gegaan.

Project Amersfoort Digitaal
Onder andere vanwege de corona pandemie was er meer vraag naar de mogelijkheden van digitaal (thuis) werken. Mede hierdoor week de uitvoering af van de oorspronkelijke planning. Tevens is er een extra team ingezet voor de verdere digitalisering van de afdeling Werk en Inkomen. Deze extra inzet was qua omvang onvoorzien en om deze werkzaamheden op tijd uit te voeren was het noodzakelijk extra capaciteit in te zetten. De totale overschrijding in 2020 was € 2.038.000. Hiervoor was voor € 1.300.000 dekking.

Kapitaallasten
Om diverse redenen is een deel van de begrote investeringen uitgesteld of nog niet zover gereed dat deze in gebruik genomen zijn. Hierdoor zijn de kapitaallasten in 2020 lager dan begroot. Voor een uitgebreide toelichting hierover verwijzen wij u naar het overzicht van de investeringen binnen dit programma.
De niet gerealiseerde kapitaallasten zouden voor een bedrag van € 507.000 worden gedekt uit de reserve vervangingsinvesteringen. Hierdoor heeft in 2020 dus ook een lagere onttrekking uit deze reserve plaatsgevonden.

Verzekeringen
De kosten voor verzekeringen zijn lager dan begroot. Dit is  veroorzaakt door een herijking van de verzekerde waarden en een gunstige uitkomst van een aanbesteding.

Amersfoortse Loopbaan Academie
Mede door Corona heeft een deel van de activiteiten van de Amersfoortse Loopbaan Academie geen doorgang kunnen vinden in 2020. Het budget voor onder meer opleidingen en managementdagen is niet ten volle benut.

Bedrijfsvoering
Saldo van positieve personele bedrijfsvoeringsbudgetten (verzorging personeel, werving & selectie, garantiebanen, etc.).

Begeleiding personeel
In de begroting is een structureel budget opgenomen om de kosten van medewerkers, die boventallig zijn te kunnen dekken (eigen risicodragerschap gemeente bij werkloosheidsuitkeringen). Het is gelukt om een aantal boventalligen naar nieuw werk te begeleiden. Hierdoor was niet het gehele budget in 2020 nodig. Opbrengsten van derden worden niet begroot.

Lagere onttrekking uit de reserve onderhoud Stadhuis door de vertraging van het uit te voeren onderhoud.

Een lagere onttrekking aan de reserve toekomstige vervangingsinvestering levert in 2020 een nadeel op. Deze lagere onttrekking komt doordat de werkelijke kapitaallasten op ICT-investeringen lager waren dan begroot. Zie hiervoor ook de financiële toelichting hierboven en het overzicht van investeringen binnen dit programma.