6.1 Bedrijfsvoering

6.1.1 Bedrijfsvoering

Opgavengericht werken:  De opgaven zoals die in het coalitie akkoord zijn verwoord, staan centraal in onze aanpak. Wij werken in samenhang, met partners in de stad aan deze vraagstukken. Daarbij organiseren we flexibiliteit en slagkracht.

Resultaatgericht werken met gebruik van 'agile' tools:In 2020 is de agile ondersteuning en coaching opnieuw nadrukkelijk gericht geweest op het resultaatgericht werken en sturen. Bijzonder aan 2020 was dat de diverse opgaveteams en projectteams zijn gefaciliteerd om hun werkwijzen ook digitaal voort te kunnen zetten. De periode van thuiswerken vroeg hier nadrukkelijk om. Talentgericht bemensen van dedicated teams:In 2020 hebben we het werken met zogenoemde “dedicated teams” voortgezet. Wij noemen deze teams Effectieve Amersfoortse Teams. Op 5 grote opgaven werken wij buiten de lijnorganisatie in die vorm, te weten: Duurzame Stad, Woningbouwopgave, Transformatie Sociaal Domein / Betaalbaarheid van de Zorg, de Omgevingswet en Digitaal 2020 (intern programma).Gebiedsgericht werken doorontwikkelen en koppelen aan de gemeentebrede opgaven:Gebiedsgericht werken is inmiddels goed ingebed in de organisatie.

Klantgericht werken en digitalisering: het optimaliseren van de klantervaring en het lean organiseren van onze werkprocessen. We streven ernaar dat onze bedrijfsvoering volledig digitaal is in 2020 (papierloos).
NB. Zie ook: programma 1 voor meer doelen op het thema “Omgevingswet” en programma 4 op het thema “Dienstverlening” .

Ook in 2020 is er aandacht geweest voor 'klantreizen'. Dat waren er echter minder dan voorgaande jaren, voornamelijk als gevolg van corona. Bij een klantreis bezien we samen met klanten en collega's van verschillende afdelingen wat klanten tegenkomen als ze zaken met ons willen doen en wat er beter kan. Een voorbeeld van een klantreis dit jaar was het proces van incasso bij de afdeling Werk, Inkomen en Zorg.Het digitaliseren van onze bedrijfsvoering is een permanente ontwikkeling, zo ook in 2020. Dat doen wij met nadrukkelijk met oog voor privacy en bescherming van data; een nieuwe verwerking of applicatie start in beginsel niet voordat er een DPIA is uitgevoerd. De mate van aandacht voor het thema informatievoorziening en IT zal de komende jaren alleen maar verder toenemen.We zetten langs vijf sporen stappen in de voorbereiding op de Omgevingswet (zie ook RIB 2019-66). We zijn van start gegaan met het ontwikkelen van de Omgevingsvisie. De verordeningen in het fysieke domein, die straks deel uit gaan maken van het Omgevingsplan, zijn alvast verzameld in één verordening fysieke leefomgeving. We leggen tijdig koppelingen aan tussen onze applicaties en het landelijke digitale loket (DSO). Het vergunningenproces wordt ‘omgevingswet proof’ gemaakt met de focus op een snellere en integrale afweging vanuit een positieve grondhouding. We hebben in 2020 een participatiegids gerealiseerd, waar de stappen van het participatieproces bij initiatieven in het fysiek domein zijn uitgewerkt. En tenslotte bereiden we onze medewerkers goed voor via het spoor ‘leren en organiseren’.

Een toekomstbestendig stadhuis

De gemeenteraad heeft dinsdagavond 12 november 2019 besloten om een nieuw, energieneutraal stadhuis te bouwen op de Trapeziumlocatie. In 2020 is samen met de stad, de organisatie, de ondernemingsraad en een werkgroep van de raad (als gebruiker van het raadscentrum) gewerkt aan de ambities voor het stadhuis. Deze ambities zijn op 15 december 2020 door de gemeenteraad vastgesteld. De ambities worden nu, in samenwerking met een ontwerpteam, uitgewerkt in een programma van eisen en schetsontwerp. We verwachten halverwege 2021 met de inwoners van Amersfoort in gesprek te kunnen over de eerste schetsen.Ondertussen maken we nog gebruik van het huidige pand. We wilden in 2020 onderzoeken hoe we de bestaande huisbesting goed bruikbaar kunnen houden voorafgaand aan de verhuizing. Corona heeft echter met zich meegebracht dat we in 2020 moesten investeren om veilig en op 1,5 meter onze diensten te kunnen verlenen aan de stad. Het grootste deel van de medewerkers heeft in 2020 nagenoeg volledig thuis gewerkt. Thuis werken zal ook na corona onderdeel van de nieuwe werkelijkheid zijn - hier sorteren we nu op voor met nieuw thuiswerkbeleid en met de benodigde voorzieningen.

Aantrekkelijk en inclusief werkgever én een toekomstbestendig personeelsbestand

De intrede van corona bracht weinig verandering op de arbeidsmarkt - deze was in 2020 nog altijd krap. Wij merken dat vooral op specialistische vacatures, zoals die bij de burgerlijke stand of bijvoorbeeld bij de functie van BOA. Net als landelijk is het moeilijk om in de hoek van IT/informatievoorziening goede kandidaten te vinden, die zich ook voor langere tijd aan onze organisatie binden. Dat beeld zien we ook in toenemende mate in het financiële werkveld en bij projectmanagement. Desondanks hebben wij veel vacatures kunnen vervullen – veel nieuwe medewerkers kiezen voor Amersfoort als combinatie van een woon- én werkgemeente. Daar zit dan ook onze doelgroep.Strategische personeelsplanning (SPP) heeft constant onze aandacht, waarbij we ons naast de effecten van digitalisering, in 2020 ook bijvoorbeeld gericht hebben op de effecten van de Omgevingswet. We boden het afgelopen jaar meer begeleiding aan om mensen duurzaam inzetbaar te houden. Dat zal ook het komende jaar het geval zijn.Het aantal medewerkers in een garantiebaan is in 2020 niet gegroeid, maar gestabiliseerd. We sluiten het jaar met 11,1 baan van het quotum van 30,1. 2020 was een uitdagend jaar, mede wegens corona. We hebben afscheid moeten nemen van 3 medewerkers (wegens overlijden, wegens het verdwijnen van werk door digitalisering, en vanwege een nieuwe baan/doorstroom). Het is ook gelukt om weer 3 nieuwe plekken te creëren.Het creëren van arbeidsplaatsen/matchen van kandidaten uit de doelgroep is intensief. Ook het gegeven dat wij door onze regiewerkwijze weinig uitvoerende werkzaamheden hebben, maakt dat we banen voor de doelgroep op maat moeten maken.Onze inzet is tot nu toe gericht geweest op het creëren van duurzame plaatsen; conform de doelstelling van de wet. Daarin slagen we goed. Inmiddels heeft 75% van onze medewerkers in een garantiebaan ook een vast contract heeft. In oktober 2020 hebben wij meegedaan aan Diversity Day. Dit was één van de activiteiten in het kader van inclusie op de werkvloer. In 2021 herijken wij ons diversiteits- en inclusiebeleid.

Maximaal digitaal en duurzaam

Het zaaksysteem YIM heeft een centrale plek in de informatievoorziening en interne werkprocessen. Nadat we eerst een aantal organisatiebrede processen hebben ingericht in dit zaaksysteem, hebben we in 2020 gewerkt aan de omslag per afdeling. Het doel van deze nieuwe inrichting is dat het zaaksysteem tegelijkertijd het oude documentmanagementsysteem DOCS Open vervangt en de basis legt voor de verdere vernieuwing van de informatievoorziening per afdeling. Voor de werkzaamheden op het terrein van Werk, Inkomen & Zorg is een separaat team gestart, omdat het oude DOCS Open hier nog sterk verweven is met het primaire proces. Het team is aan de slag gegaan om de werkprocessen volledig digitaal in te richten. Het digitaal thuiswerken heeft vanwege de Covid 19 maatregelen een vlucht genomen. Er was het afgelopen jaar daarom ook een urgente vraag om extra faciliteiten voor het thuiswerken beschikbaar te maken. Op verschillende afdelingen is het zaakgericht werken gerealiseerd. Voor andere informatiesystemen, zoals SharePoint, hebben we gewerkt aan kwaliteitsverbeteringen. Zo zijn de systemen veiliger, stabieler en betrouwbaarder gemaakt en is de beschikbaarheid verhoogd. Voor het thuiswerken zijn verschillende faciliteiten gerealiseerd, zoals het vergaderen via Teams. Naast het zaakgericht werken hebben we in 2020 ook een aantal applicaties vernieuwd waarmee interne processen en de dienstverlening aan inwoners, bedrijven en organisaties digitaler zijn geworden. Zo zijn onder meer de systemen van Burgerzaken en Belastingen vernieuwd.

Stabiel en veilig fundament

In toenemende mate maken we gebruik van landelijke initiatieven. Het beeld is dat we daarmee sneller en goedkoper kunnen komen tot aanbestedingen. Zelf blijven nadenken – en daarbij de beste keuzes voor Amersfoort maken – blijft natuurlijk een voorwaarde.De dreigingen op het gebied van cyberincidenten nemen toe, de impact van misbruik van de vitale digitale infrastructuur is groot. Wij zijn ons bewust dat de noodzakelijke betrouwbaarheid van deze infrastructuur onder haar verantwoordelijkheid valt. Een cybersecurityplan wordt opgesteld waarbij wij ook de samenwerking zoeken met andere partijen in de stad.  In 2020 is de werkplekstrategie ambtelijk vastgesteld. Daarmee ligt de weg open voor een gefaseerde invoering van een modern samenwerkingsplatform.  In 2020 is de implementatie (opzet en bestaan) van de BIO gerealiseerd.

We bouwen verder aan een integrale juridische kwaliteit

De juridische kwaliteitszorg heeft een bijdrage geleverd aan het actueel houden van het normenkader voor de jaarlijkse rechtmatigheidscontrole. We bereiden sinds dit jaar de invoering van de Wet elektronische publicaties voor. Een resultaat zal zijn dat het huis-aan-huisblad kan worden opgezegd na inwerkingtreding van de Wet elektronische publicaties.

We borgen de juridische kennis het bewustzijn

We hebben in 2020 een impuls gegevens aan juridisch bewustzijn door twee fysieke netwerkbijeenkomsten. Gevraagd en ongevraagd vragen wij aandacht voor het juridisch perspectief, door handvatten te bieden voor kennisborging. Daarnaast werden er cursussen georganiseerd. Voorbeelden zijn: Algemene wet bestuursrecht en Gemeentewet.

Archiefbeheer: conform de eisen die de Archiefwet stelt.

We hebben in 2020 weer gewerkt aan het wegwerken van achterstanden in het papieren archief. De Archiefwet verplicht semi-statische documenten na een periode van 20 jaar over te brengen naar een Archiefbewaarplaats. De Archiefbewaarplaats valt onder het beheer van de gemeentearchivaris. Deze houdt ook toezicht op nog niet overgebrachte archieven ongeacht vorm.

Digitale dienstverlening: het optimaliseren van de dienstverlening aan de burger.

Het invoeren van een nieuwe applicatie voor Burgerzaken is dit jaar een mooi voorbeeld van een stap die is gezet in digitaal werken, zowel voor de klant (met de invoering van 19 e-diensten) als wel voor de medewerker. Vanaf half 2021 zal daarnaast digitale aangifte van geboorte (ook vanuit het ziekenhuis) en van overlijden, mogelijk zijn.

E-depot: voorziening voor het duurzaam bewaren van digitale archieven en beeldmateriaal.

De voortgang op het E-depot leest u terug in programma 4 - Cultuur

We (willen) leren van juridische incidenten en procedures.

Binnen het fysieke en het sociale domein is de informele geschilbeslechting gangbare praktijk geworden. Bij alle klachten en bezwaren leggen  we zo snel mogelijk contact met de inwoner.

Waarde gedreven datamanagement

Behalve het versterken van ons datateam en focus op het datagestuurd werken binnen het sociaal domein zijn we dit jaar gestart met de vorming van een community datagestuurd werken. Samen de krachten, kennis en kunde bundelen om zo samen van elkaar te leren en nog meer resultaten te boeken.  Er is brede interesse om het GEO-data vakgebied in de regio Amersfoort te stimuleren. We zijn daarom een samenwerking gestart met lokale GEO-ondernemers om de wijk Liendert driedimensionaal weer te geven. Dit is een voorbeeldproject om te laten zien in hoeverre geografische data en visualisatie als beleidsinstrument kan dienen.

We zijn er niet alleen om het juridisch op orde te hebben. De jurist draagt bij aan de opgave van de organisatie.

We stellen jaarlijks het plan Juridische Kwaliteit en Ontwikkeling vast dat aansluit bij de opgaven van de stad.